Váš systém vnitřních zásad

Jste-li povinnou osobou podle AML zákona, vztahuje se na vás povinnost opatřit si a používat tzv. systém vnitřních zásad, postupů a kontrolních opatření. Tuto povinnost stanovuje § 21 zákona proti praní špinavých peněz (č. 253/2008 Sb.).

Systém vnitřních zásad je těžištěm všech vašich povinností podle zmíněného zákona. Je-li tento rozsáhlý „manuál“ kvalitní a zaměstnanci jsou vyškolení a řídí se jim, měly by být všechny vaše povinnosti v oblasti potírání praní špinavých peněz řádně a průkazně splněny.

 


Co je systém vnitřních zásad

Systém vnitřních zásad je rozsáhlý soubor interních směrnic, postupů a jiných nástrojů (formuláře, seznamy a jiné), které jednoznačně stanovují přesné postupy pro vás a vaše zaměstnance.

Cílem systému vnitřních zásad je zabezpečit, aby bylo vaše podnikání plně v souladu se zákonem proti praní špinavých peněz (č. 253/2008 Sb.) a aby klienti nezneužívali vaše služby k praní svých „špinavých peněz“. Jedná se tudíž o dokument bezpečnostního charakteru, který se nezveřejňuje.

Vaší povinností je opatřit si systém vnitřních zásad v písemné podobě, schválit ho a pečlivě jej uplatňovat v praxi. V případě nutnosti ho musíte aktualizovat a také musíte pravidelně o něm provádět školení zaměstnanců (jednou ročně).

Systém vnitřních zásad musí být vždy vypracován „na míru“ konkrétní společnosti nebo podnikatele. Při jeho sestavování je nutno brát ohled na personální obsazení, organizační uspořádání, nabízené služby a způsob jejich poskytování, technické možnosti a řadu jiných aspektů.

Kdo si musí systém vnitřních zásad opatřit a používat

Systém vnitřních zásad si musí v písemné podobě opatřit, schválit a používat osoby vyjmenované přímo v zákoně proti praní špinavých peněz (č. 253/2008 Sb.). Mimo jiné sem patří:

  • realitní kanceláře a obchodníci s nemovitostmi
  • osoby oprávněné ke směnárenské činnosti
  • zakladatelé společností a poskytovatelé sídla
  • držitelé povolení k provozování sazkových her v kasinu
  • poskytovatelé sídla a zakladatelé společností
  • platební instituce a poskytovatelé platebních služeb malého rozsahu
  • poskytovatelé úvěrů, peněžitých půjček nebo leasingu
  • zprostředkovatelé spoření, úvěrů, peněžitých půjček, leasingu nebo životního pojištění
  • osoby vykupující pohledávky nebo obchodníci s pohledávkami.

Poskytovatelé platebních služeb malého rozsahu a platební společnosti musí systém vnitřních zásad odeslat ke kontrole ČNB. Kasina mají stejnou povinnost vůči Ministerstvu financí ČR.

Některé typy subjektů si nemusí opatřovat systém vnitřních zásad v písemné podobě, ale jsou povinny zavést a uplatňovat postupy k naplnění AML povinností. Přesto se stalo rozšířeným zvykem, že si i tyto osoby pořizují profesionální systém vnitřních zásad. Jsou to zejména tyto osoby:

  • poskytovatelé účetních služeb a daňoví poradci
  • obchodníci s použitým zbožím včetně autobazarů
  • obchodníci s předměty kulturní hodnoty a kulturními památkami.

Co by měl kvalitní systém vnitřních zásad obsahovat

Kvalitní a profesionální systém vnitřních zásad by měl především splňovat všechny obsahové požadavky stanovené v § 21 zákona. Kromě toho:

  • měl by poskytovat dostatečné a kvalitní nástroje k tomu, aby byl subjekt v případě kontroly schopen splnění svých povinností náležitě prokázat
  • obsažené postupy by měly být v souladu s jinými právními předpisy (ochrana osobních údaj, ochrana spotřebitele, provádění mezinárodních sankcí, podzákonné vyhlášky a jiné)
  • měl by obsahovat předpřipravené formuláře pro klienty a zaměstnance (vč. variant v jazyku typického klienta)
  • měl by obsahovat postupy podle uznávaných standardů (seznam uznávaných standardů publikuje např. ČNB)
  • měl by být napsán co nejpřesněji a nejsrozumitelněji pro osoby, které ho budou používat (bez nejednoznačných právních formulací)
  • měl by být dostatečně flexibilní (počítat s fluktuací zaměstnanců, změnami v počtu provozoven apod.), aby jej nebylo potřeba často měnit a následně organizovat školení
  • měl by být sestaven tak, aby v co nejmenší možné míře zatěžoval klienty a zaměstnance.

Jak si obstarat kvalitní systém vnitřních zásad

Nejlepší cestou – a překvapivě i cenově nejvýhodnější – je obrátit se na odborníka. AML systems již několik let připravuje vysoce kvalitní a profesionální systémy vnitřních zásad pro malé a střední subjekty (podnikatele a nepodnikatele). Více informací o této službě naleznete ZDE.

Někteří podnikatelé se snaží si systém vnitřních zásad obstarat tím, že ho sami vypracují. Brzy se ale dostávají do potíží, protože se ukazuje, že téměř každý takovýto systém vnitřních zásad nebyl nastaven správně a že byla řada povinností zanedbána.

Sestavit systému vnitřních zásad není úkol vhodný pro řadové zaměstnance, jelikož nemůžou mít znalosti a zkušenosti, které jsou k tomu nezbytně nutné:

  • hlubokou znalost legislativy v oblasti AML a znalost všech souvisejících zákonů
  • specializované informace z oblasti standardů v boji proti praní peněz
  • praxi a „cit“ pro to, co kontrolní orgány od systému vnitřních zásad očekávají.

AML systems důrazně varuje před používáním předlohy systému vnitřních zásad pro pojišťovací zprostředkovatele, která se nachází na internetu. Tento systém vnitřních zásad je zcela nevhodný pro všechna ostatní odvětví (dokonce i pro samotné zprostředkovatele). Se subjekty, které se nechali inspirovat touto jedinou zveřejněnou předlohou, MF ČR zahajuje příslušné řízení pro výskyt nedostatků.

Jelikož je systém vnitřních zásad dokument bezpečnostního charakteru a obsahuje často také osobní údaje a další citlivé informace, žádná společnost ho v zájmu vlastní bezpečnosti neuveřejňuje a nesdílí.

Jaká rizika vznikají, když nepoužíváte systém vnitřních zásad

V případě, že nemáte nebo nepoužíváte kvalitní systém vnitřních zásad, dá se předpokládat, že neplníte některé AML povinnosti anebo že jsou splněny nesprávně. V tomto případě se vystavujete se následujícím rizikům:

  • pokuta až do výše 50 000 000 Kč nebo odnětí oprávnění k podnikání
  • tohoto nedostatku může zneužít konkurence nebo jiní nepřátelé (často bývalí zaměstnanci nebo nespokojení klienti)
  • vaše podnikání se stane přitažlivé pro kriminálníky a „práče peněz“
  • poškození dobrého jména před klienty a partnery
  • tohoto nedostatku může využít konkurence a upozornit úřady
  • sami můžete upadnout do podezření z aktivního napomáhání při praní peněz
  • přitáhnete pozornost kontrolních orgánů.

Závažný problém může nastat nejen při kontrole ale zejména, bude-li u vašeho klienta odhaleno, že k praní svých „špinavých peněz“ používal vaše podnikání právě díky zanedbáním na vaší straně.

 

Podrobnější informace ke stažení

PDF iconSystém vnitřních zásad - informace

Informace o systému vnitřních zásad podle § 21 zákona č. 253/2008 Sb.

 

PDF iconSystém vnitřních zásad od AML systems

Informace o službě, která vám zabezpečí profesionální systém vnitřních zásad a další.

 

PDF iconKdo je povinnou osobou podle AML zákona

Typy subjektů, na které se vztahují povinnosti stanovené zákonem č. 253/2008 Sb.

 

PDF iconKonzultace a asistence od AML systems

Informace o službě, která řeší neobvyklé a výjimečné situace související s AML zákonem.

 

AML systems
tel.: +420 775 647 104
tel.: +420 774 883 088
e-mail: info@amlsystems.cz
skype: amlsystems